Правила редактирования текста в делопроизводстве

правила редактирования текста в делопроизводстве

Простейшая рубрикация деление текста на абзацы отступы вправо в начале первой строки каждой части текста на русском языке (использование табуляции) или пропуск строки в тексте на английском языке. Термин абзац называет и часть текста от одного такого отступа до другого. Абзац выполняет функцию показателя перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы помогает читателю сосредоточиться, выбрать основное в тексте и его частях. Абзац может состоять и из одного предложения, если этому высказыванию придается особый смысл. Абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей. Последний абзац длинного документа часто заканчивается перечислением положений, фактов или выводом.


Инфоinfo
Сложное синтаксическое целое (или прозаическая строфа) — это группа тесно связанных между собой по смыслу и синтаксически самостоятельных предложений, которой можно мысленно предпослать заголовок. При этом следует иметь в виду, что новая для реципиента информация лучше воспринимается, если она содержится в первой же фразе абзаца, а не в середине или в конце абзаца.

В процессе правки-обработки фактически проводится литературное редактирование, состоящее из следующих этапов: ознакомление с композицией текста и выделение в нем сложных синтаксических единиц; исправление нормативно-стилистических ошибок в построении сложных предложений.


Далее следует работа над простым предложением, затем — переход к словосочетаниям и отдельным словам.

Завершается стилистическая правка работой над заглавием. Все заглавия условно можно разделить на тематические, т.
е.

Правила редактирования текста в делопроизводстве

Не менее высокие показатели у бригады Никонова. Лучшие результаты могут быть только у одной бригады. Из двух высказываний одно неистинно (Рахманин, 1988: 174).
В соответствии с законом исключенного третьего из двух противоречащих друг другу суждений одно истинно, а другое ложно, и между ними не может быть среднего, третьего суждения, которое было бы истинным в то же время. 4

5 Следуя закону достаточного основания, мы признаем суждение истинным или ложным, если для этого есть достаточные основания, то есть доказана истинность положений. На этих законах логики основана техника аргументации.
Логических ошибок можно избежать, критически оценивая смысл каждого слова, каждого определения и доказательства. ЭТАПЫ РАБОТЫ НАД ТЕКСТОМ Работа редактора начинается с прочтения текста документа.


Вниманиеattention
Индуктивную последовательность в деловых письмах лучше использовать, если содержание письма огорчит читателя; существует вероятность, что адресата не заинтересует содержание письма. В качестве примера индуктивного рассуждения (от общего к частному приведем отрывок из объяснительной записки пример Л.

В. Рахманина): В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии. Редактируя служебный документ, нельзя забывать, что главный ориентир ожидаемая реакция адресата.
Автор и редактор документа обязаны помнить о двух трудностях восприятия письменного текста: длине предложений и сложности терминов.
Странной выглядела бы попытка ограничить задачу правки текста каким-нибудь одним (за исключением вычитки) её видом. Процесс редактирования текста един, и профессионализм редактора проявляет себя в умелом сочетании различных приёмов правки, их разнообразии, в умении целесообразно эти при­емы применять.

42.Правка-вычитка.Цели корректорской и редакторской вычитки различны.

Корректор, вычитывая подготовленный к печати текст, добивается его полного совпадения с текстом авторитетным, выверенным, внося необходимые исправления. Цель редакторской правки-вычитки – чтение текста «насквозь».

Вычитчик должен отметить его смысловые, композиционные, стилистические недочёты, обратить внимание на правильность написания географических наименований, имён и фамилий, на точность цитат, цифр и дат, проверить сопоставимость единиц измерения.


Важноimportant
Сотруднику канцелярии, секретарю, помощнику директора довольно часто в повседневной работе приходится редактировать документы: приказы, письма, доклады.У каждого свой подход: кто-то документ не читает, кто-то «пробегается» по документу, определяя нет ли явных ошибок и на месте ли все реквизиты, а кто-то придирается к каждому слово. Во многих организациях за начальником службы делопроизводства закреплена функция визирования распорядительных документов.

Давайте разберем как редактировать документ правильно.

Правка документов может быть стилистической, т.


е. не затрагивающей содержания, и смысловой. При стилистической правке от редактора требуется безупречная грамотность и чувство слова.

Оплату гарантируем; Наш расчетный счет…; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять…;

  • претензионном письме: …в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; …в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

  • приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на…; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями.

При заведении трудовой книжки или вкладыша заполняется первый информационный блок: фамилия, имя, отчество, дата рождения, сведения об образовании, профессии, специальности. Все сведения вносятся на титульную страницу от руки в соответствии с предоставленными документами и в присутствии работника.

Записи в трудовой книжке ведутся на русском языке или на двух языках. При этом следует иметь в виду, что титульная страница заполняется на весь период трудовой деятельности, и поэтому часть сведений может в дальнейшем не соответствовать действительности.

А. В. Пшенко. 16

17 УПРАЖНЕНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ Упражнение 1. Проанализируйте высказывания. Найдите логические ошибки, установите причину их появления и устраните их (примеры взяты из: Абрамович, Лазаревич, 1974; Рахманин, 1988).

Она добилась больших успехов.

Правильным направлением при редактировании служебного документа является поступательное движение от текста к слову:

  • • сначала редактор исправляет фактологические и логикосмысловые ошибки и недочеты в целостном тексте;
  • • затем переходит к исправлению нормативно-стилистических и собственно стилистических ошибок в построении сложных и простых предложений;
  • • в последнюю очередь осуществляется языковая работа над словосочетанием и отдельными словами.

Профессионалами-редакторами замечено, что соблюдение именно такой последовательности в процессе редактирования сводит к минимуму пропуск ошибок или недочетов в тексте, исключает двойную работу со словом.

Редактирование документа должно осуществляться поэтапно.

Постараюсь распланировать время по Вашему календарю. Благодарю за прекрасный подарок. Задание 4. Прочитайте текст.

Выделите в нем абзацы. В соответствии со своими задачами трудовая книжка содержит несколько информационных блоков. При заведении трудовой книжки или вкладыша заполняется первый информационный блок: фамилия, имя, отчество, дата рождения, сведения об образовании, профессии, специальности. Все сведения вносятся на титульную страницу от руки в соответствии с предоставленными документами и в присутствии работника. Записи в трудовой книжке ведутся на русском языке или на двух языках. При этом следует иметь в виду, что титульная страница заполняется на весь период трудовой деятельности, и поэтому часть сведений может в дальнейшем не соответствовать действительности. 15

16 ОТВЕТЫ К УПРАЖНЕНИЯМ Задание 2. Отмеченные Е. Н.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *